Muchas obras han fracasado y muchas más ni siquiera comenzaron, debido a un control inadecuado de sus presupuestos y costos. Un manejo correcto de las finanzas del proyecto puede marcar la enorme diferencia.
Dado que las obras se hacen con dinero, la correcta planeación financiera y su correspondiente control de costos, son imprescindibles cuando se trata de construir. Se debe partir de un presupuesto global que, aún si es muy general, debe contemplar todas las partidas involucradas, desde los estudios preliminares y los costos legales y administrativos, hasta el equipamiento y la entrega de la construcción terminada y operando.
Este presupuesto general se deberá ir ajustando y afinando a medida que se van completando las etapas de planeación, hasta quedar con importes más bien fijos que eventualmente se plasmarán en los contratos de los respectivos proveedores. No está de más decir que sin una planeación adecuada, no se podrá armar un presupuesto confiable; por ello es de vital importancia tomar el tiempo necesario y no escatimar recursos al ejecutar dicha planeación.
En lo que se refiere a costos, uno de los componentes más importantes durante esta etapa, es la precisión de los alcances; entendidos como la determinación tanto de la cantidad como de la calidad de los componentes del producto que se pretende edificar y en qué lapso de tiempo. Entre más claros sean los objetivos del Cliente en este respecto -desde el arranque-, mejor será la definición de estos alcances y por lo tanto mayor será el control que se ejerza sobre el presupuesto. Por ejemplo: “Vamos a construir una sala de proyección de cine con 75 butacas de piel, lambrines de madera, alfombrada y con plafón modular de placa de yeso; la cual debe estar lista en 1 mes”. Es un alcance al que fácilmente se le puede poner precio, con la certeza de que el mismo no sufrirá variaciones importantes. En contraste sería difícil ponerle precio a “una sala cómoda para sentarte a ver el cine, pero que se haga rápido”. Ahí sí que podríamos esperar sobresaltos considerables a la hora de construir.
Otra forma en la que los presupuestos pueden sufrir impactos cuantiosos, es cuando se depende en gran medida de insumos cotizados en otras monedas; sin embargo hay mecanismos de defensa contra esta desventaja que se pueden instrumentar y de los cuales hablaremos en otro artículo. Ver artículo: "5 formas de protegerse contra la volatilidad cambiaria".
Ahora bien, hay muchas formas de administrar una obra: puede hacerse a “A Precio Alzado”, “Por Administración”, “A Precios Unitarios”, etc.; o la combinación de una o más de estas modalidades, cada una con sus características, sus ventajas y desventajas. Y aunque cualquiera de ellas se puede utilizar con buenos resultados, la que en nuestra experiencia confiere un control más adecuado del costo, es la modalidad “A Precios Unitarios”, ya que permite llevar un estricto control de los egresos y las partidas a las que se deban aplicar las salidas de dinero, manteniendo el control del presupuesto global por medio de la contabilidad detallada de cada uno de los conceptos que integran el presupuesto individual de cada uno de los contratos de obra. Como dice el dicho: “Cuida los centavos y los pesos se cuidarán solos”.
Una buena Gerencia de Obra, ya sea interna o externa, conoce con precisión los importes gastados y por gastar de cada uno de los conceptos de la obra en un momento determinado, pues cuenta con un sistema de contabilidad preciso con el que puede reportar al Cliente el estado financiero de la construcción, en el momento y con el detalle que se requiera. Además monitorea que el avance físico corresponda con el avance financiero o en su caso conoce con precisión y con oportunidad el tamaño de la desviación, y no solo le advierte al Cliente inmediatamente sobre las posibles consecuencias, si no que también estará lista para aconsejarle sobre las acciones a tomar, para asegurar el éxito de su proyecto.