Dejar el tiempo de ejecución de una edificación en manos del destino, es una fórmula probada para el desastre. Se debe planear con bases sólidas, involucrar al equipo desde el arranque, monitorear de cerca el progreso, y contar con planes alternativos en escenarios previsibles que permitan minimizar los riesgos.
Es tristemente célebre el dicho: “Se sabe cuando una obra empieza, pero nunca se sabe cuando acabará”. Y es que parece que, como industria, nos hemos acostumbrado a dejar el control del tiempo en manos de la suerte, la casualidad o la buena fe de los contratistas y proveedores. El problema es más grave de lo que parece, ya que como se dice en inglés “Time is money” o “El tiempo es dinero”.
Usted podrá pensar que un contratista que no avanza, es un contratista que no cobra; sobre todo si la modalidad bajo la que fue contratado es “a destajo”, pero la realidad es diferente ya que si bien no hay avance de obra que cubrir; habrá gastos fijos, como rentas de equipo, grúas, torres, trascabos, andamios, quincenas de directivos y de los técnicos asalariados, gastos fijos de oficina central y de campo, viáticos y un largo etcétera, que no paran y que la empresa contratista tendrá que encontrar la manera de incluir, sí o sí, en el precio final de su obra.
Además de un mayor costo, puede haber una infinidad de problemas derivados de un control no adecuado de los tiempos de ejecución. Por ejemplo: multas por incumplimientos en fechas del contrato de arrendamiento, ventas caídas por no abrir a tiempo un local, problemas legales por no entregar a tiempo el inmueble a terceros o rentas adicionales pagadas por no poder desocupar el inmueble actual para ocupar el nuevo, sin mencionar el llamado “costo de oportunidad”, etc.
Obviamente hay otra forma de atacar el problema, que requiere dedicación y sobre todo un intenso trabajo de planeación y coordinación. Las obras bien planeadas empiezan desde la concepción misma de las necesidades y la clara determinación de los objetivos y metas; los cuales deben ser alcanzables y medibles, ya que servirán de base para todas las métricas de avance que se deseé implementar.
Apegarse al cronograma es labor de todo el equipo
Antes de comenzar la construcción, es de vital importancia que todos los participantes estén convencidos de los objetivos y de la manera en que se medirán los progresos, pues sin este consenso será muy difícil comprometer a los actores a seguir el camino trazado. Es así que el Programa de Obra, no es solamente un archivo de Excel con algunas barras de colores, si no el documento que recoge todos los requisitos, las limitantes, las condiciones y objetivos, así como todos los convenios entre los integrantes y los plasma en una línea de tiempo, mismo que debe ser firmado de conformidad y aceptación por todos los miembros del equipo.
Ya durante la construcción, se requiere una constante coordinación de los participantes y una comunicación clara y oportuna con el Cliente, pero sobre todo, un sistema confiable de medición de avances con la periodicidad adecuada para el tipo de obra. Nuestro sistema debe poder detectar oportunamente las desviaciones entre el avance real y el avance programado en nuestro Programa de Obra y los resultados deben ser transparentes para todos los miembros del grupo, de manera que se cree conciencia y se encaucen los esfuerzos de cada integrante a la solución de las causas y motivos que están originando las distorsiones. Por la misma razón y en la medida de lo posible, es conveniente que los avances sean conciliados entre la Gerencia de Obra ó Supervisión y los contratistas o proveedores, tanto para involucrar los esfuerzos de todos en caso de desviaciones, como para presentar al Cliente un panorama unificado y más equilibrado del progreso de su encargo.
La previsión y la prevención también son herramientas esenciales, por lo que será importante contar con planes alternativos en caso de que se presenten desviaciones y con mecanismos de previsión, que adviertan de las actividades que se acercan, de manera que el equipo esté preparado para enfrentarlas.
Todas estas acciones, sistemas y controles, deben ser administradas y promovidas por la Gerencia de Obra o Supervisión, quién debe contar con el apoyo del Cliente y con la participación de todo el equipo de trabajo, pues es la manera más efectiva de lograr un adecuado control del tiempo, para evitar a toda costa que a su obra no se le venza el plazo.